Подпись актов и связка счёт–акт с авто-закрытием
Отмечайте статус подписи акта, добавляйте факсимиле и печать в PDF и связывайте акт со счётом. Когда счёт оплачен, а акт подписан, Apiin закрывает пару документов автоматически.
Подпись и статус акта
По каждому акту выполненных работ Apiin ведёт статус подписи, поэтому видно, какие акты уже подписаны, а какие ещё ждут. В PDF-версию акта добавляются факсимиле подписи и печать организации — документ выглядит готовым к обмену.
Обмен файлами удобен, когда сторонам достаточно подписанного PDF. Счёт-фактуру по форме 1137 Apiin тоже сформирует — в PDF и Word, — но юридически значимый электронный документооборот (УПД, электронные счета-фактуры) ведётся через оператора ЭДО, это отдельный контур вне сервиса.
Связка счёт–акт и авто-закрытие
Счёт и закрывающий его акт в Apiin связаны в пару. Как только счёт оплачен полностью, а акт по нему подписан, сделка закрывается автоматически — не нужно вручную помечать, что всё завершено.
Так по каждому заказу сразу видно реальное состояние: оплачено ли, подписан ли акт и можно ли считать работу закрытой.
Создать акт по счёту
Чтобы не заполнять акт с нуля, используйте «Создать акт по счёту» — позиции, суммы и реквизиты переносятся из счёта автоматически. Останется проверить формулировки работ и выставить акт на подпись.
Дальше акт получает статус подписи и вступает в связку со счётом, замыкая учёт по сделке.
- позиции и суммы переносятся из счёта
- статус подписи по каждому акту
- авто-закрытие пары «оплачен + подписан»
Частые вопросы
Как в Apiin отмечается подпись акта?
У каждого акта есть статус подписи, а в PDF добавляются факсимиле подписи и печать. Так видно, какие акты уже подписаны, а какие ещё ждут.
Когда сделка закрывается автоматически?
Когда счёт оплачен полностью и связанный с ним акт подписан. Apiin закрывает пару счёт–акт сам, без ручной отметки о завершении.
Это полноценный ЭДО с УПД и счетами-фактурами?
Нет. Apiin ведёт статусы подписи и обмен подписанными PDF, а также формирует счёт-фактуру по форме 1137. Для юридически значимого ЭДО с УПД и электронными счетами-фактурами нужен оператор ЭДО.
Нужно ли заполнять акт заново после счёта?
Нет. Функция «Создать акт по счёту» переносит позиции, суммы и реквизиты автоматически — вам остаётся проверить формулировки и выставить акт на подпись.