База знаний · 61 материалов

Счета, акты и документы: гайды и ответы

Как выставить счёт, оформить акт, принять оплату по QR и автоматизировать документооборот — для ИП, ООО и самозанятых. Собрали всё по темам.

Создать документ

Пошагово: счёт, акт, договор, счёт-договор, счёт-фактура и отчёт агента онлайн.

Создать счёт на оплату онлайн Создать счёт на оплату онлайн: реквизиты по ИНН из официальных реестров, платёжный платёжному QR, отправка ссылкой или на email, PDF и Word. Пошагово и бесплатно.Создать акт выполненных работ Создать акт выполненных работ онлайн: обязательные реквизиты по 402-ФЗ, акт по счёту в один клик, подпись, печать и факсимиле, PDF и Word. Бесплатно в Apiin.Создать договор онлайн Создать договор онлайн в визуальном редакторе A4: переменные {{номер}} и {{дата}}, реквизиты и подписи сторон автоматически, PDF и Word, публичная ссылка.Создать счёт-договор Создать счёт-договор онлайн: один документ вместо договора и счёта, акцепт оплатой по ст. 438 ГК РФ, реквизиты сторон по ИНН, платёжный QR. Бесплатно в Apiin.Создать счёт-фактуру по форме 1137 Создать счёт-фактуру онлайн по форме постановления № 1137: кто обязан выставлять, срок 5 дней, НДС сверху, графы и альбомный формат. PDF и Word в Apiin.Создать отчёт агента Создать отчёт агента по агентскому договору: что требует ст. 1008 ГК РФ, вознаграждение процентом или фиксом, сумма к перечислению принципалу. PDF и Word.

Счета и акты

Как выставлять счета и акты для разных форм: ИП, ООО, самозанятые, QR-оплата.

Выставить счёт на оплату онлайн Выставить счёт на оплату онлайн бесплатно: автозаполнение реквизитов по ИНН, платёжный QR для оплаты в банковском приложении, публичная ссылка, PDF и Word, контроль оплаты в Apiin.Акт выполненных работ онлайн: образец и заполнение Акт выполненных работ онлайн: готовый образец, заполнение и подпись. Создайте акт по счёту — позиции перенесутся автоматически. PDF и Word в Apiin бесплатно.Счёт для ИП: как выставить с правильными реквизитами Счёт для ИП онлайн: правильные реквизиты, режим «Без НДС» на УСН, платёжный QR по ГОСТ, автонумерация и факсимиле подписи. Выставите счёт в Apiin бесплатно.Счёт для ООО: реквизиты, НДС и КПП Счёт для ООО с реквизитами, КПП и НДС на ОСНО: автозаполнение по ИНН, факсимиле подписи и печати, платёжный QR. Выставляйте счета от организации в Apiin.Счёт от самозанятого (НПД): как выставить Счёт от самозанятого на НПД: без НДС, с правильными реквизитами и Платёжный QR по ГОСТ. Не забудьте чек в «Мой налог». Выставляйте счета бесплатно в Apiin.Счёт с платёжным QR-кодом Счёт с QR-кодом по ГОСТ Р 56042-2014 (ST00012): клиент платит сканом в банковском приложении, реквизиты и сумма подставляются. Бесплатно в Apiin.Счёт-договор: когда применяется и образец Счёт-договор: когда он заменяет договор, какие условия включить и образец. Оформление оферты, публичная ссылка и платёжный QR в сервисе Apiin бесплатно.Чем счёт отличается от счёта-фактуры Чем счёт отличается от счёта-фактуры: назначение, НДС и кто их выставляет. В Apiin можно создать и счёт, и счёт-фактуру по форме 1137 — в PDF и Word.

Кому подходит

Сценарии выставления счетов и актов под разные профессии и ниши.

Возможности

Автоматизация и удобства: регулярные счета, автозаполнение, ссылки, форматы.

Повторяющиеся счета: автовыставление по расписанию Регулярные счета в Apiin: автогенерация по расписанию и автоотправка на email. Настройте периодичность один раз — счета выставляются и уходят клиенту сами.Автозаполнение реквизитов по ИНН и БИК Введите ИНН — Apiin подставит название, КПП и адрес контрагента, а по БИК заполнит банк. Реквизиты в счёте без ручного ввода и опечаток — данные из официальных реестров.Распознавание реквизитов с фото и PDF Загрузите фото или PDF счёта либо карточки компании — Apiin распознает реквизиты через ИИ и подставит их в документ. Останется только проверить и выставить счёт.Проверка контрагента по ИНН Как проверить контрагента по ИНН: какие данные смотреть, где брать сведения, как подставить реквизиты в счёт автоматически и не ошибиться в документах.Отправить счёт по публичной ссылке Отправьте счёт публичной ссылкой: клиент откроет её без входа, оплатит сканом платёжному QR и скопирует реквизиты в один клик. Неугадываемый адрес, ничего скачивать.Счёт в Word (DOCX) и выгрузка в Excel и CSV Скачайте счёт в Word (DOCX) для правок или в PDF для отправки, а список счетов выгрузите в Excel и CSV с фильтрами. Форматы под учёт и обмен документами.Подпись актов и связка счёт–акт с авто-закрытием Подписывайте акты в Apiin, отмечайте статус подписи и связывайте акт со счётом. Когда счёт оплачен, а акт подписан, пара закрывается автоматически.Красивый фирменный счёт под ваш бренд Оформите счёт под свой бренд: наборы оформления, акцентный цвет, логотип, факсимиле и печать. Нужен особый вид — подключите кастомный Typst-шаблон.Каталог товаров и услуг для счетов и актов Каталог товаров и услуг онлайн: карточки с фото, ценой и характеристиками, публичная карточка по ссылке и быстрая подстановка позиций в счёт или акт при наборе наименования. Бесплатно в Apiin.Напоминание об оплате счёта Как напомнить клиенту об оплате счёта: срок оплаты, статус «просрочен», автоматические письма до и после срока. Готовые формулировки и настройка в Apiin.Просроченный счёт: что делать Что делать с просроченным счётом: как зафиксировать срок оплаты, отследить просрочку, напомнить клиенту и посчитать пени. Инструменты контроля долгов в Apiin.Согласование счёта с клиентом Как согласовать счёт с клиентом без переписки: клиент предлагает правки прямо в документе, вы видите подсветку изменений и принимаете одной кнопкой. Бесплатно в Apiin.

Интеграции и API

Выставление счетов из своего сервиса и через нейросети — API, вебхуки, MCP.

API для выставления счетов и автоматизации документов REST API Apiin для выставления счетов и актов: ключи со scopes, вебхуки о статусе оплаты, автоматизация документооборота. Подробности на /docs/api.Как выставить счёт через нейросеть (ChatGPT, Claude) Как выставить счёт через нейросеть: MCP-сервер Apiin, подключение Claude и ChatGPT по OAuth кнопкой, CLI и IDE по ключу. Подробности на /docs/mcp.Как встроить выставление счетов на свой сайт или сервис Как встроить выставление счетов на свой сайт или сервис через REST API и вебхуки Apiin: создание документов, публичная ссылка, оплата по платёжному QR.Вебхуки статуса оплаты счёта Вебхуки Apiin для статуса оплаты счёта: события создания документа, смены статуса оплаты и подписи акта, проверка HMAC-подписи. Настройте уведомления.Счета через Telegram и мессенджеры Как отправлять счета в Telegram и WhatsApp: публичная ссылка на счёт с QR, оплата в пару касаний, уведомления об оплате через вебхуки и API.

Бланки и образцы

Как выглядят заполненные документы и какие поля обязательны.

Бланк счёта на оплату Бланк счёта на оплату: какие поля обязательны, чем бланк отличается от образца и как получить готовый счёт в Word и PDF с платёжным QR — бесплатно в Apiin.Образец счёта на оплату Образец счёта на оплату: как выглядит заполненный счёт, что писать в каждом поле, примеры для ИП, ООО и самозанятого. Готовый документ в PDF и Word.Бланк акта выполненных работ Бланк акта выполненных работ: обязательные реквизиты первичного документа, что писать в позициях, как получить готовый акт в Word и PDF из счёта за один клик.Образец счёта-договора Счёт-договор: когда заменяет договор, что должно быть в тексте, образец структуры и оформление документа в PDF и Word за минуту.

НДС и налоги

Режимы НДС в счетах: без налога, 22 %, пониженные ставки на УСН.

Счёт без НДС Как выставить счёт без НДС: кто работает без налога, что писать в счёте, чем «Без НДС» отличается от ставки 0%, и как оформить документ за минуту в Apiin.Счёт с НДС 22 % Счёт с НДС 22 %: расчётная ставка 22/122, что писать в итоговой части, когда нужна счёт-фактура и что делать с отгрузками по 20 %. Оформление за минуту в Apiin.Счёт с НДС 20 % Счёт с НДС 20 %: когда ставка ещё применяется после перехода на 22 %, расчёт налога «в том числе» и что писать в итоговой части. Оформление за минуту в Apiin.НДС 5 и 7 % на УСН: как выставлять счета Пониженные ставки НДС 5 % и 7 % на УСН: кому они применимы, как выделять налог в счёте и счёте-фактуре, что писать в документах. Примеры и оформление в Apiin.Счёт от физического лица Может ли физлицо выставить счёт: чем счёт отличается от договора и чека, что писать в документе, когда нужен статус самозанятого или ИП. Шаблон и оформление в Apiin.Пени за просрочку оплаты счёта Как считают пени и проценты за просрочку оплаты: договорная неустойка и проценты по ГК РФ, формула, что нужно для расчёта и как контролировать просрочки.

Инструкции

Пошаговые гайды и технический разбор платёжного QR.

Как выставить счёт на оплату: пошаговая инструкция Как выставить счёт на оплату пошагово: выбор организации, контрагент по ИНН, позиции, НДС и сумма прописью, платёжный QR по ГОСТ и отправка клиенту.Как заполнить акт выполненных работ: пошаговая инструкция Как заполнить акт выполненных работ пошагово: реквизиты заказчика по ИНН, позиции, НДС, подпись акта и автосвязка со счётом. Выгрузка в PDF и Word.Платёжный QR-код по ГОСТ Р 56042-2014 Платёжный QR по ГОСТ Р 56042-2014, формат ST00012: что зашито в код, как клиент платит сканом QR в банке и как QR работает в счетах Apiin.

Выбор сервиса

На что смотреть при выборе программы для счетов.

Программа для выставления счетов: как выбрать сервис Как выбрать программу для выставления счетов: форматы PDF и Word, платёжный платёжному QR, автозаполнение по ИНН, повторяющиеся счета, API и команды.Бесплатная программа для выставления счетов Бесплатная программа для выставления счетов и актов: без лимитов на документы, PDF и Word, платёжный QR, публичные ссылки, API и работа из нейросети.Как выбрать сервис для выставления счетов Сравнение сервисов выставления счетов: что проверить перед переходом — стоимость, виды документов, API, экспорт данных, оплата и автоматизация. Чек-лист выбора.